Privacyverklaring

Regelix is een in het Nederlandse Handelsregister ingeschreven handelsnaam van een eenmanszaak, geregistreerd onder KVK-nummer 61803499. Regelix is bereikbaar via info@regelix.nl.

Voor de verwerkingen waarvoor Regelix zelf het doel en de middelen bepaalt, treedt Regelix op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Deze privacyverklaring is van toepassing op bezoekers van de website, potentiele klanten, zakelijke klanten, contactpersonen, leveranciers en andere personen die met Regelix communiceren of gebruikmaken van de diensten van Regelix.

Wanneer Regelix uitsluitend namens een klant persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld in een gehoste website, formulier, klantportaal of administratief systeem, is die klant in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Regelix op als verwerker. In dat geval worden de afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst en is voor de betrokken eindgebruikers mede de privacyverklaring van de betreffende klant van toepassing.

3.1 Contact- en offertegegevens: naam en bedrijfsnaam; e-mailadres en telefoonnummer; inhoud van berichten en correspondentie; informatie over de gewenste diensten, planning en budget; documenten, bestanden of andere informatie die u zelf verstrekt.

3.2 Klant-, contract- en factuurgegevens: adres- en factuurgegevens; KVK- en btw-gegevens; offertes, overeenkomsten en opdrachtbevestigingen; betaal- en transactiegegevens; projectinformatie, aangeleverde content en technische gegevens; supportvragen, feedback en communicatie over de dienstverlening.

3.3 Account- en portaalgegevens: wanneer een dienst een account of portaal omvat, kan Regelix onder meer gebruikersnamen, rollen, autorisaties, inlogmomenten, accountinstellingen en activiteiten binnen de dienst verwerken.

3.4 Technische website- en beveiligingsgegevens: IP-adres; datum en tijd van een bezoek of verzoek; browser-, apparaat- en besturingssysteemgegevens; bezochte pagina's en technische verzoekgegevens; server-, fout- en beveiligingslogs; taal- en cookievoorkeuren.

3.5 Bijzondere persoonsgegevens: Regelix vraagt in beginsel niet om bijzondere persoonsgegevens of strafrechtelijke gegevens. Verstrek dergelijke gegevens niet via een algemeen contactformulier of per e-mail, tenzij dit noodzakelijk is en vooraf met Regelix is afgestemd.

Regelix verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

4.1 Contact, aanvragen en offertes: voor het beantwoorden van vragen, bespreken van wensen, voorbereiden van voorstellen en uitvoeren van maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen; waar passend het gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen zorgvuldig te behandelen.

4.2 Uitvoering van overeenkomsten: voor projectbeheer, levering van websites en digitale diensten, hosting, onderhoud, support, communicatie, facturering en betalingsverwerking. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.

4.3 Wettelijke verplichtingen: voor het voeren van de administratie, het bewaren van fiscale gegevens en het voldoen aan andere wettelijke verplichtingen. Rechtsgrond: wettelijke verplichting.

4.4 Beveiliging, continuiteit en bedrijfsvoering: voor beveiliging van systemen, voorkoming van fraude en misbruik, onderzoek van storingen, het maken van back-ups, kwaliteitsverbetering, beheer van de bedrijfsvoering en bescherming van juridische belangen. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang, waarbij de belangen en grondrechten van betrokkenen worden meegewogen.

4.5 Cookies en vergelijkbare technieken: voor strikt noodzakelijke en beperkt functionele technieken is de rechtsgrond het gerechtvaardigd belang bij een goed werkende en veilige website. Voor privacygevoelige analytische, marketing- of trackingtechnieken wordt vooraf toestemming gevraagd, voor zover de wet dit vereist.

4.6 Marketing: Regelix kan zakelijke relaties informeren over eigen, vergelijkbare diensten wanneer dit wettelijk is toegestaan. Wanneer toestemming vereist is, wordt marketing uitsluitend op basis van toestemming verzonden. Afmelden kan steeds via het bericht of via info@regelix.nl.

Rechtstreeks van u, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon of een formulier; tijdens de voorbereiding en uitvoering van een overeenkomst; via een organisatie waarvoor u werkt; via klanten of zakelijke partners die de gegevens rechtmatig mogen verstrekken; automatisch bij het gebruik van de website of digitale diensten; en uit openbare zakelijke bronnen, zoals het Handelsregister.

U bent niet wettelijk verplicht om via de website persoonsgegevens te verstrekken. Bepaalde gegevens zijn echter nodig om een aanvraag te behandelen, een offerte op te stellen, een overeenkomst uit te voeren, een account te beheren, een factuur te verzenden of aan een wettelijke verplichting te voldoen. Zonder deze gegevens kan Regelix de betreffende dienst mogelijk niet leveren.

Regelix verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens. Gegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, worden gedeeld met: hosting-, domein-, DNS-, database- en cloudleveranciers; e-mail-, communicatie- en supportdienstverleners; betaal-, boekhoud- en administratieve dienstverleners; IT-, beveiligings-, monitoring- en back-updienstverleners; onderaannemers die aan een specifieke opdracht meewerken; accountants, juristen en andere professionele adviseurs; en overheidsinstanties of toezichthouders wanneer verstrekking wettelijk verplicht is.

Dienstverleners ontvangen alleen gegevens die nodig zijn voor hun werkzaamheden. Wanneer zij namens Regelix persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst.

Wanneer Regelix als verwerker voor een klant optreedt, kan Regelix subverwerkers inschakelen voor onder meer hosting, e-mailbezorging, databases, opslag, back-ups en beveiliging. De voorwaarden hiervoor worden vastgelegd in de verwerkersovereenkomst met de klant.

Regelix streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken. Sommige dienstverleners kunnen echter buiten de EER gevestigd zijn of daar ondersteuning bieden.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebruikt Regelix een wettelijk toegestane doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen en waar nodig aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Regelix hanteert in beginsel de volgende termijnen:

Contact- en offertegegevens: maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij een overeenkomst tot stand komt.

Klant- en projectgegevens: gedurende de overeenkomst en daarna zolang dit nodig is voor ondersteuning, verantwoording of mogelijke juridische aanspraken.

Financiele en fiscale administratie: in beginsel 7 jaar, of langer wanneer de wet dit vereist.

Support- en communicatiegegevens: maximaal 24 maanden na afhandeling, tenzij zij deel uitmaken van een klant- of projectdossier.

Technische en beveiligingslogs: in beginsel maximaal 12 maanden, tenzij langere bewaring nodig is voor onderzoek naar een incident of misbruik.

Accountgegevens: gedurende de looptijd van het account en daarna gedurende een beperkte termijn voor export, herstel en administratieve afwikkeling.

Toestemmings- en cookievoorkeuren: zolang nodig om de keuze te kunnen aantonen en volgens het cookiebeleid.

Na afloop van de toepasselijke termijn worden gegevens verwijderd, geanonimiseerd of uitsluitend nog bewaard voor zover een wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang dit vereist.

Regelix treft passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard van de gegevens en de risico's. Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit versleutelde verbindingen, toegangsbeperkingen, sterke authenticatie, updates, back-ups, logging, monitoring en afspraken met dienstverleners.

Geen enkel systeem is volledig vrij van risico. Regelix evalueert de maatregelen daarom regelmatig en past deze waar nodig aan.

Bij een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordeelt Regelix het incident overeenkomstig de AVG. Wanneer dit wettelijk verplicht is, wordt het datalek gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en worden betrokkenen geinformeerd.

Afhankelijk van de omstandigheden heeft u het recht op: inzage in uw persoonsgegevens; rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens; verwijdering van persoonsgegevens; beperking van de verwerking; bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang; overdraagbaarheid van gegevens; intrekking van toestemming; en bezwaar tegen direct marketing.

Een verzoek kan worden ingediend via info@regelix.nl. Regelix kan redelijke aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. In beginsel wordt binnen een maand gereageerd. Deze termijn kan overeenkomstig de AVG worden verlengd wanneer een verzoek complex is of wanneer meerdere verzoeken tegelijk worden ontvangen.

Heeft u een klacht over de verwerking van persoonsgegevens, neem dan eerst contact op via info@regelix.nl. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Regelix neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij dit vooraf duidelijk is meegedeeld en wettelijk is toegestaan.

De website en diensten van Regelix zijn in beginsel gericht op ondernemingen en volwassenen. Regelix verzamelt niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder geldige toestemming wanneer die toestemming wettelijk vereist is.

De website kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken. Nadere informatie over de categorieen, doeleinden, bewaartermijnen en de wijze waarop voorkeuren kunnen worden gewijzigd, staat in het Cookiebeleid van Regelix.

De website of dienstverlening kan verwijzen naar externe websites of diensten. Op de zelfstandige verwerking door deze derden zijn hun eigen privacyvoorwaarden van toepassing. Regelix is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van onafhankelijke derden.

Regelix kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, de technische inrichting, gebruikte leveranciers of wet- en regelgeving wijzigen. De actuele versie wordt op de website gepubliceerd met de datum van de laatste wijziging.

Regelix

KVK-nummer: 61803499

E-mail: info@regelix.nl

Deze privacyverklaring kan in het Nederlands, Engels en Turks worden gepubliceerd. Bij verschillen in uitleg is de Nederlandse versie leidend, voor zover dit wettelijk is toegestaan.